Zarządzenie nr WO.120.005.2021

 

Z A R Z Ą D Z E N I E   N R  WO.120.5.2021

S T A R O ST Y   C I E S Z Y Ń S K I E G O

z dnia 8 lutego 2021r.

 

w sprawie przyjęcia regulaminu określającego procedurę udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Cieszynie

 
Na podstawie § 40 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Cieszynie

 
zarządzam co następuje:

 
§ 1.
Przyjąć Regulamin określający procedurę udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Cieszynie.

 
DZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE

 
§ 2.
Postanowienia niniejszego Regulaminu określają procedurę udzielania zamówień publicznych realizowanych w Starostwie Powiatowym w Cieszynie, z uwzględnieniem szczegółowej organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków Komisji Przetargowej.
 
§ 3.
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) Zamawiającym – należy przez to rozumieć Powiat Cieszyński;
2) Kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć Starostę Powiatu Cieszyńskiego, lub osobę, której Kierownik Zamawiającego powierzył wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności;
3) Komisji – należy przez to rozumieć Komisję Przetargową, powoływaną mocą zarządzenia Kierownika Zamawiającego do przygotowania oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
4) członku Komisji – należy przez to rozumieć każdą osobę powołaną w skład Komisji;
5) Regulaminie, bez bliższego określenia – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin określający procedurę udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Cieszynie;
6) Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 ze zmianami) zwanej dalej ustawą Pzp;
7) SWZ – należy przez to rozumieć skrótowe oznaczenie specyfikacji warunków zamówienia.
 
DZIAŁ II
PODZIAŁ OBOWIĄZKÓW ORAZ ZASADY PODPISYWANIA POSZCZEGÓLNYCH DOKUMENTÓW

 § 4.
Starosta Cieszyński:
1. Powołuje Zarządzeniem Komisję Przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Zatwierdza następujące dokumenty:
a) wniosek Komisji Przetargowej w sprawie zatwierdzenia trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z załącznikami,
b) protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i podejmuje decyzję o wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty, wyborze najkorzystniejszej oferty oraz unieważnieniu postępowania,
c) odpowiedzi na złożone przez Wykonawców pisma w zakresie środków ochrony prawnej.
3. Powołuje biegłego na wniosek przewodniczącego Komisji Przetargowej.
 
§ 5.
Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Biur:
1. Inicjują zamówienie publiczne poprzez przekazanie do Biura Zamówień Publicznych wniosku o rozpoczęcie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego, zgodnie ze wzorem wniosku, który stanowi integralną część niniejszego regulaminu. Wzór wniosku posiada minimalne obowiązkowe informacje, które muszą zostać przekazane do Biura Zamówień Publicznych celem wszczęcia postępowania.
2. Odpowiadają bezpośrednio za wszystkie informacje zawarte we wniosku o wszczęcie postępowania przetargowego, jak również za szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,  ewentualne jego braki i błędy.
3. Przygotowują projekty odpowiedzi na pytania Wykonawców w przypadku, gdy pytania dotyczą przedmiotu zamówienia.
4. Sporządzają projekt oraz ostateczną umowę, odpowiadają za realizację umowy oraz wszelkie jej zmiany.
5. Udzielają zamówień o wartościach do 130.000zł netto, zgodnie z zasadami określonymi w wewnętrznym Zarządzeniu Starosty Cieszyńskiego.
6. Przekazują do Biura zamówień publicznych informacje niezbędne do sporządzenia planu zamówień, jak również sprawozdania z udzielonych zamówień.
7. Sprawują nadzór nad zapewnieniem stałej aktualizacji planu zamówień publicznych. W przypadku wystąpienia zmian niezwłocznie informują Biuro Zamówień Publicznych.
8. Niezwłocznie (w terminie do 2 dni kalendarzowych) po podpisaniu umowy informują Biuro Zamówień Publicznych o dacie zawarcia umowy, bądź przekazują oryginał umowy.
9. Nadzorują wpływ zabezpieczenia należytego wykonania umowy przed podpisaniem umowy (gdy zabezpieczenie jest wymagane).
10. Niezwłocznie, jednakże nie później niż w ciągu 7 dni od dnia wykonania umowy, przekazują do Biura Zamówień Publicznych informacje o wykonaniu umowy wraz z protokołem wykonania zamówienia. Informacja o wykonaniu umowy zawiera, co najmniej:
1) numer postępowania,
2) wskazanie, czy umowa została wykonana należycie,
3) termin wykonania umowy (data podpisania np. protokołu końcowego), w tym informacja czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie,
4) informację o zmianach umowy, w tym wskazanie podstawy prawnej uprawniającej do zmiany umowy, przyczyny dokonania zmian, krótki opis zamówienia po zmianie, wartość zmiany wraz z informacją o ewentualnym wzroście wynagrodzenia w związku ze zmianą umowy (należy wskazać każdą zmianę odrębnie),
5) łączną wartość wynagrodzenia wypłaconą z tytułu zrealizowanej umowy.
11. Sporządzają raport z realizacji zamówienia, w którym dokonują oceny tej realizacji, w przypadku gdy:
1) na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej;
2) na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej;
3) wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej:
a) 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000,00 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000,00 euro;
b) 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000,00 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000,00 euro;
4) Zamawiający lub Wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.
11. 1. Raport zawiera:
1) wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;
2) wskazanie okoliczności, o których mowa w ust. 11, oraz przyczyn ich wystąpienia;
3) ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;
4) wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
11.2. Raport sporządza się w terminie miesiąca od dnia:
1) sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo
2) rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.
11.3. Po sporządzeniu raportu, raport przekazują do Biura Zamówień Publicznych celem dołączenia do akt sprawy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.
12. Sporządzają analizę potrzeb i wymagań w sytuacji określonej w art. 83 ustawy Pzp – dot. postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne.
 
§ 6.
Biuro Zamówień Publicznych:
1. Prowadzi procedury związane z udzieleniem zamówień publicznych o wartości równej lub  przekraczającej 130.000zł netto, zgodnie z planem zamówień publicznych.
2. Weryfikuje wniosek o rozpoczęcie postępowania przekazany przez Wydział / Biuro merytorycznie odpowiedzialny/e za przedmiot zamówienia, a w przypadku braku podstawowych informacji występuje w formie ustnej do Wydziału / Biura odpowiedzialnego za jego sporządzenie o uzupełnienie.
3. W terminie do 5 dni roboczych liczonych od momentu wpłynięcia kompletnego wniosku o rozpoczęcie procedury przetargowej, przygotowuje pełną dokumentacje przetargową celem wszczęcia postępowania przetargowego.
4. Sporządza zarządzenia o powołaniu Komisji Przetargowej w przypadkach, gdy jest niezbędne jej powołanie.
5. Publikuje wszystkie dokumenty wynikające z ustawy Pzp.
6. Przygotowuje dokumenty niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania przetargowego.
7. Prowadzi czynności proceduralne wynikające z ustawy Pzp.
8. Przygotowuje do Wydziału Finansowego potwierdzenie przelewu zwrotu wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
8. Sporządza i publikuje plan zamówień publicznych wraz ze zgłoszonymi przez Wydziały / Biura zmianami.
9. Sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach.

§ 7.
Wydział Finansowy:
1. Przyjmuje wadium oraz zabezpieczenie należytego wykonania umowy na rachunek depozytowy z jednoczesnym bezzwłocznym informowaniem Biura zamówień publicznych o tym fakcie.
2. Zwraca wadium oraz zabezpieczenie należytego wykonania umowy z rachunku depozytowego po otrzymaniu polecenie przelewu z Biura Zamówień Publicznych.
 
§ 8.
Wydział Organizacyjny:
1. Przekazuje do prasy ogłoszenie o przetargu otrzymane od Biura Zamówień Publicznych.
2. Przyjmuje i rejestruje wszystkie dokumenty związane z postępowaniami przetargowymi.
3. Przyjmuje wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umowy w innej formie niż pieniężnej, nadaje im numer, datę i godzinę złożenia, następnie przekazuje je pracownikowi Biura zamówień publicznych.
 
§ 9.
Zasady podpisywania dokumentów:
1. SWZ:
1) Komisja Przetargowa – parafuje,
2) Starosta bądź Wicestarosta z zastrzeżeniem sytuacji, gdy jest Przewodniczącym Komisji – zatwierdza SWZ.
2.  Pozostałe dokumenty z zastrzeżeniem dokumentów określonych w pkt § 4 pkt 2 Regulaminu może podpisać Przewodniczący Komisji po uprzednim zaparafowaniu Sekretarza Komisji.
3. Umowy w sprawach zamówień publicznych należy podpisać zgodnie z Zarządzeniem Starosty Cieszyńskiego.

DZIAŁ III
KOMISJA PRZETARGOWA – skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków Komisji Przetargowej
 

§ 10.
1. Komisja jest powoływana w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. W przypadku zamówień o wartości:
1) poniżej równowartości kwot unijnych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ustawy Pzp, Kierownik Zamawiającego powoła stałą Komisję,
2) równej lub powyżej równowartości kwot unijnych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ustawy Pzp, Kierownik Zamawiającego powoła Zarządzeniem każdorazowo  Komisję Przetargową. 
 
§ 11.
1. Członkowie Komisji muszą przestrzegać w trakcie wykonywania swych czynności wszystkich obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności ustawy Pzp.
2. Członkowie Komisji nie mogą bez zgody Przewodniczącego, ujawniać żadnych informacji związanych z pracami Komisji, w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.
3. Jeżeli w związku z pracą w Komisji jej członek otrzymuje polecenie, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi w interes Zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki, powinien przedstawić swoje spostrzeżenia Przewodniczącemu. Członek Komisji powinien również przedstawić Przewodniczącemu swoje spostrzeżenia, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac Komisji, jest w jego przekonaniu niezgodny z prawem, godzi w interes Zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki.
4. W przypadku nieuwzględnienia przez Przewodniczącego zastrzeżeń, o których mowa w  ust. 3, członek Komisji może załączyć do protokołu postępowania oświadczenie ze zdaniem odrębnym, bądź może przedstawić swoje zastrzeżenie Kierownikowi Zamawiającego.
5. Członkom Komisji ani jej Przewodniczącemu nie wolno wykonywać poleceń ani czynności, których wykonywanie stanowiłoby przestępstwo lub groziłoby niepowetowaną stratą, nawet jeśli otrzymali takie polecenie na piśmie.
6. Członkowie Komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez Wykonawców, opinii biegłych.

§ 12.
Komisja składa się z co najmniej 3 osób, w tym:
1. Przewodniczącego Komisji, który:
1) kieruje pracami komisji,
2) wnioskuje o zgodę na korzystanie z opinii biegłych.
2. Członków Komisji, którzy biorą udział w pracach Komisji i wykonują zadania powierzone im przez Przewodniczącego Komisji. W szczególnie uzasadnionych przypadkach nieobecności Przewodniczącego Komisji tj. choroba, urlop itp. Członek Komisji, który odpowiada merytorycznie za przedmiot zamówienia zastępuje Przewodniczącego.
3. Sekretarza Komisji, do którego obowiązków należy:
1) dokumentowanie czynności podejmowanych przez Komisję,
2) opracowanie projektów wszystkich dokumentów przygotowywanych przez Komisję, w tym między innymi: SWZ, odpowiedzi na pytania Wykonawców, zmiany SWZ, protokołu postępowania, ogłoszeń itp.,
3) obsługa techniczno-organizacyjna Komisji,
4) prowadzenie wszelkiej korespondencji związanej z pracą Komisji,
5) przesyłanie wniosków, ogłoszeń i innych dokumentów przygotowywanych przez Komisję,
6) sprawowanie pieczy nad protokołami, ofertami oraz wszelkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem o zamówienie publiczne do czasu archiwizacji.
 
§ 13.
1. Do zadań Komisji należy w szczególności:
1) sporządzenie:
a) wniosku o zatwierdzenie trybu postępowania,
b) ogłoszenia o przetargu, zaproszenia do składania ofert,
c) SWZ,
d) ogłoszeń o: wyniku postepowania, zmianie ogłoszenia, zmianie umowy, wykonaniu umowy;
2) ustalenie trybu, w którym zostanie udzielone zamówienie,
3) udzielanie wyjaśnień dotyczących treści SWZ,
4) w razie potrzeby zorganizowanie zebrania Wykonawców, sporządzenie      protokołu z przebiegu zebrania,
5) w uzasadnionych przypadkach przedłużenie terminu składania ofert
 i wadium oraz terminu otwarcia ofert,
6) złożenie oświadczeń, wynikających z art. 56 ustawy Pzp,
7) uczestniczenie w otwarciu ofert,
8) ocena, bez udziału Wykonawców zawartości ofert,
9) wnioskowanie o wykluczenie, odrzucenie, wybór oferty oraz unieważnienie postępowania,
10) sporządzenie ogłoszenia o wynikach postępowania,
11) w przypadku braku odwołań – przystąpienie do czynności związanych z podpisaniem umowy. Jeżeli warunkiem podpisania umowy jest wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy – Wykonawca, którego oferta okazała się najkorzystniejsza składa zabezpieczenie należytego wykonania umowy zgodnie z zapisami zamieszczonymi w SWZ,
12) zwrot wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
13) w uzasadnionych przypadkach (po wniesieniu odwołania i jego uwzględnieniu lub po rozstrzygnięciu odwołania przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych) – dokonanie ponownej oceny ofert,
14) sporządzenie i przedstawienie do zatwierdzenia protokołu z postępowania,
15) wykonywanie innych czynności wynikających z ustawy Pzp.
 
§ 14.
1. Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, postanowieniami Regulaminu, posiadaną wiedzą i doświadczeniem oraz podstawowymi zasadami udzielania zamówień wskazanymi w ustawie Pzp.
2. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności:
1) udział w pracach, w tym w posiedzeniach Komisji;
2) wykonywanie innych czynności związanych z pracami Komisji, zgodnie z poleceniami Przewodniczącego Komisji.
3. Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z pracą Komisji, a w szczególności informacji dotyczących:
1) liczby złożonych ofert – do upływu terminu składania ofert;
2) przebiegu badania i oceny złożonych ofert.
 
§ 15.
1. Obowiązkiem członków Komisji jest złożenie następujących oświadczeń:
1) o braku skazania lub skazaniu za przestępstwa wymienione w art. 56 ust. 3 ustawy Pzp. Oświadczenie winno zostać złożone przed przystąpieniem do wykonania czynności związanych z przeprowadzaniem postępowania, 
2) o braku okoliczności związanych z konfliktem interesów o którym mowa w art. 56 ust 1 i ust. 2 ustawy Pzp. Oświadczenie winno zostać złożone najpóźniej przed zakończeniem postępowania Osoby te zobowiązane są jednakże niezwłocznie po powzięci okoliczności o istnieniu tych okoliczności złożyć oświadczenie o wystąpieniu tych okoliczności.
2. Oświadczenia o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 winny zostać złożone również przez Kierownika Zamawiającego, Członków Komisji oraz inne osoby wykonujących czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia po stronie zamawiającego lub osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub osoby udzielające zamówienia.

§ 16.
1. Przewodniczący Komisji wyłącza z jej prac członka, który:
1) zgodnie z art. 56 ust. 5 i ust. 6 ustawy Pzp, złożył oświadczenia o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i ust. 3 ustawy Pzp;
2) nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 56 ust. 5 i ust 6 ustawy Pzp, w wymaganym terminie, mimo dodatkowego wezwania przez Przewodniczącego Komisji;
3) złożył oświadczenie niezgodne z prawdą – w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia;
4) zgodnie z art. 56 ust. 5 i ust. 6 ustawy Pzp, złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i ust. 3 ustawy Pzp, jeżeli po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały.
2. Informację o wyłączeniu członka Komisji, Przewodniczący Komisji przekazuje Kierownikowi Zamawiającego, który podejmuje decyzję o odwołaniu członka ze składu Komisji i ewentualnym powołaniu w jego miejsce nowego członka Komisji. Powołanie nowego członka Komisji w miejsce członka wyłączonego jest niezbędne w sytuacji, gdy wskutek wyłączenia liczba członków Komisji stanie się mniejsza niż 3.
3. Nowy członek Komisji, powołany w miejsce wyłączonego, niezwłocznie składa oświadczenie, o którym mowa w art. 56 ust. 5 i ust. 6 ustawy Pzp.
4. Czynności związane z ewentualnym wyłączeniem z prac Komisji Przewodniczącego Komisji, dokonuje bezpośrednio Kierownik Zamawiającego. W miejsce odwołanego Przewodniczącego Komisji, Kierownik Zamawiającego powołuje nowego Przewodniczącego.
 
§ 17.
Każdy członek Komisji, niezależnie od indywidualnej odpowiedzialności, opisanej w § 18 Regulaminu, odpowiada bezpośrednio przed Kierownikiem Zamawiającego za:
1) traktowanie na równych prawach wszystkich wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego;
2) przeprowadzenie postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji;
3) przestrzeganie Regulaminu oraz ustawy Pzp wraz z wydanymi do niej przepisami wykonawczymi.
 
§ 18.
Zarówno poszczególni członkowie Komisji, jak i inne osoby spoza składu Komisji, a wykonujące stosowne czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, ponoszą indywidualną odpowiedzialność, m.in. w następujących przypadkach:
1) za nieprawidłowe bądź niezgodne z ustawą Pzp obliczenie (oszacowanie) wartości zamówienia – odpowiada merytoryczny pracownik właściwego Wydziału / Biura, który dokonał czynności związanych z ustaleniem wartości zamówienia,
2) za nieprawidłowy bądź niezgodny z ustawą Pzp opis przedmiotu zamówienia – odpowiada merytoryczny pracownik właściwego Wydziału / Biura, który ten opis sporządził lub zatwierdził,
3) za nieprawidłowe bądź sprzeczne z ustawą Pzp ustalenie warunków udziału Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub kryteriów oceny ofert - odpowiada merytoryczny pracownik właściwego Wydziału / Biura, który takie warunki zaproponował,
4) za błędną analizę złożonych ofert pod względem formalnym, odpowiada pracownik Biura Zamówień Publicznych, który sprawdzał pod tym kątem oferty,
5) za błędną analizę złożonych ofert pod względem merytorycznym, a zwłaszcza złożonych kosztorysów ofertowych - odpowiada merytoryczny pracownik właściwego Wydziału / Biura, który sprawdzał pod takim kątem oferty,
6) za nieprawidłowo prowadzony protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, odpowiada Sekretarz Komisji bądź inna osoba, która protokół sporządziła.

 
DZIAŁ IV
POSTANOWIENIA KOŃCOWE


§ 19.
Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia niniejszego Regulaminu, stosuje się postanowienia Zarządzenia Nr WO.120.4.2017 z dnia 1 lutego 2017r. w sprawie zasad dokonywania na rzecz Starostwa Powiatowego w Cieszynie oraz Powiatu Cieszyńskiego zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane.
 
§ 20.
Traci moc Zarządzenia Nr WO.120.4.2017 z dnia 1 lutego 2017r. w sprawie zasad dokonywania na rzecz Starostwa Powiatowego w Cieszynie oraz Powiatu Cieszyńskiego zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane.
 
§ 21.
Wykonanie Zarządzenia powierza się wszystkim pracownikom Starostwa Powiatowego w Cieszynie.
 
§ 22.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

STAROSTA Mieczysław Szczurek